Mit fortschreitender Digitalisierung kommen auch immer weitere Tools auf den Markt. Diese sollen unser Leben vereinfachen, den Workflow verbessern, das Arbeiten erleichtern und den Arbeitsalltag effektiver gestalten. Doch was sind das für neue Tools?
Auf den ersten Blick scheinen diese erfolgsvorsprechend zu sein. Vielleicht sind sie sogar total bequem und laufen auf mehreren Geräten gleichzeitig - Tablet, Computer, Handy,… Dank einer softwareseitigen Cloud scheint alles möglich. Aber Achtung! Hier lauern bereits die ersten Fallstricke.
Wo genau landen eigentlich die Daten? Wie sind die Rechenzentrum abgesichert? Haben andere Zugriff auf die Daten? Dürfen die Daten vielleicht sogar zu eignen Zwecken verwendet werden? Bist Du vielleicht sogar verpflichtet, besondere Geheimhaltung hinsichtlich der Daten zu beachten?
Hier kannst Du dir schneller eine Datenpanne einhandeln, als es Dir lieb ist. Wenn Du fremde Daten im Auftrag verarbeitest, also Auftragsverarbeiter bist, kann es sogar sein, dass Du Vertragsbruch begehst, wenn andere Zugriff auf die Daten haben. Unter Umständen kann dies auch eine Vertragsstrafe oder sogar Schadensersatzforderungen als Konsequenz haben.
Wenn Geschäftsgeheimnisse abhanden kommen, kannst Du dich zusätzlich auch schnell dem Vorwurf einer Straftat ausgesetzt sehen. Auch hier gibt es strenge Regeln.
Ein Datenschutzvorfall kann schnell dein Image beschädigen.
Bevor Du in deinem Unternehmen neue Tools einsetzt, überlege Dir zunächst, wozu Du dieses konkret brauchst und wofür es eingesetzt werden soll. Prüfe genau, welche konkreten personenbezogenen Daten oder auch betriebsbezogene Daten mithilfe der neuen Software verarbeitet werden.
Hier spielen neben Vertraulichkeitsvereinbarungen auch die Anforderungen aus der Auftragsverarbeitungsvereinbarung eine Rolle. Denn im Zweifel müssen die für den Auftragsverarbeiter dort festgelegten Regeln auch für weitere Dienstleister im gleichen Maße gelten. Darüber hinaus muss über neue Dienstleister auch informiert werden. Hier gibt es eine Vielzahl von Schritten zu beachten, wobei jeder Schritt auch eine Stolperfalle sein kann, die am Ende teure Konsequenzen haben kann.
Ich helfe Dir bei der Prüfung neuer Tools, damit Du nicht ins stolpern kommst. Insbesondere bei der Frage der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit und Vereinbarkeit mit betriebsinternen Regeln helfe ich dir, verletzungsfrei deine Prozesse zu optimieren.
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