Als Verantwortliche Stelle hat man jede Menge Pflichten. Das Führen eines Verarbeitungsverzeichnis nach den Regeln der Datenschutzgrundverordnung (GSGVO) gehört zu diesen Pflichten gehört, denn dieses Verzeichnis ist wie ein Inhaltsverzeichnis bei einem Lexikon: Es soll Dir helfen, den Überblick zu behalten.
Aber nicht nur Dir. Auch die Aufsichtsbehörden interessieren sich gerne mal für das Verarbeitungsverzeichnis – und das aus gutem Grund:
Inhaltsverzeichnis
Was das Verarbeitungsverzeichnis über dein Business aussagt
Wenn Du dich jetzt fragst: „Was ist Datenschutz?“, dann steckt meiner Erfahrung nach oft eine ganz andere Frage dahinter. Nämlich: „Wie setze ich Datenschutz in meinem Unternehmen um?“.
Wie so oft empfiehlt es sich, zunächst mal einen Überblick zu verschaffen. Über das eigene Unternehmen und wo personenbezogene Daten überall eine Rolle spielen. Schreib es auf. Mit anderen Worten: Führe ein Verzeichnis. Und zwar ein Verzeichnis darüber, wo überall personenbezogene Daten anfallen. Wo was mit diesen Daten passiert, werden diese „verarbeitet“. Mit anderen Worten: Du führst ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (kurz VVT):
Hier wird auf einem Blick schnell klar, was in dem Unternehmen eigentlich mit personenbezogenen Daten passiert. Für uns Datenschutzexperten wird mit unserem geschulten Auge auch schnell deutlich, wie intensiv wurde sich mit dem Thema auseinandergesetzt und wie ernst wird der Datenschutz auch gelebt.
Das geht schon los bei der Strukturierung. Je chaotischer das Verzeichnis wirkt, desto eher lassen sich auch Ungereimtheiten finden. Diese verursachen dann bei den Prüfenden Nachfragen.
Das Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten (auch VVT genannt) wird leider sehr gerne „vergessen“, nach dem Motto: „Interessiert doch eh keinen.“
Das ist ein Trugschluss!
Spätestens wenn die Aufsichtsbehörden eine Prüfung veranlassen, wird meist auch das Verarbeitungsverzeichnis unter die Lupe genommen.
Das ist ungefähr so, wie wenn Du ein neues Sachbuch in die Hand nimmst und Du dir anhand des Inhaltsverzeichnisses einen Überblick über die Struktur verschaffen möchtest. Das Inhaltsverzeichnis ist bei einem Buch ganz vorne und sorgt für den ersten Eindruck. Der erste Eindruck entscheidet – wie so oft im Leben – über das, was danach passiert. Eine zweite Chance für einen ersten Eindruck gibt es nicht.
Wie Dir das Verarbeitungsverzeichnis hilft
In erster Linie ist das Verarbeitungsverzeichnis aber vor allem für dich da! Du behältst dadurch den Überblick. Du erkennst bei Änderungen sofort, was zu tun ist. Es zeigt Dir auf, wo datenschutzrechtlich Handlungsbedarf ist.
Jedes Mal wenn das Gesetz geändert wurde, kannst Du mit einem Blick in dein ordentlich geführtes Verzeichnis feststellen, ob und wo was zu tun ist. Und mal ganz ehrlich: Kaum eine Materie ist so im Fluss, wie die Digitalisierung und damit auch der Datenschutz.
Ich helfe Dir, dein Business unter die Lupe zu nehmen, das Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen und zu pflegen. Hierbei sehen wir uns sämtliche Bereiche deines Unternehmens an und identifizieren mögliche datenschutzrechtliche Baustellen. Wie bei einer ganzheitlichen Anamnese beim Arzt.
Hier gehts zum Kontakt:
„Datenschutz macht Spaß.
Denn bei mir bekommst du Datenschutz mit Humor.
Praxisnah?
Na logo!“
– Johannes Rauchfuss,
Rechtsanwalt für Datenschutz
